公文写作与处理笔记

《公文写作与处理》笔记第一章公文第一节公文概述一什么是公文1什么是公文怎么样理解公文的基本含义答公文即公务文书是国家机关及其它社会组织在行使职权和实话管理的过程中形成的具有法定效力与 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 体式的文书是进行公务活动的重要工具公文的这一基本含义应从以下几个方面理解1公文形成的主体是国家机关及其他社会组织这些机关或组织都是依据宪法和有关法律 章程 公司章程范本下载项目章程下载公司章程下载公司章程下载公司章程下载 决定建立起来的是具有法定地位的2公文形成的条件是行使职权和实施管理具有法定地位的机关与组织都有自己的组织系统领导关系和职权范围有自己主管的事务与办事意图3公文是具有法定效力和规范体式的文书这是公文区别于其他文章和图书资料的主要之点4公文是进行公务活动的重要工具任何一个机关组织在日常的工作活动中都需要使用这一工具以 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 达意图办理公务实施有效管理二公文的产生与发展1公文的产生答公文是一种社会现象是人类社会实践活动的产物它随着阶级国家文字的产生而产生随着生产与管理活动的发展而不断发展的千百年来人们在社会的政治与经济活动中都要凭借文书这一工具进行彼此间的联系这种联系是人类社会向前发展的必要条件2我国古代公文的产生与发展我国古代公文产生的条件与发展过程试述我国古代公文产生的线索及演变答产生条件我国是世界文明古国有悠久的历史和古老的文化在上古时期我们的祖先就创造了ldquo结绳记事rdquo的方式在共同劳动与共同生活中表达思想相互联系随着社会的不断进步和越来越复杂的生产与生活需要又渐渐产生了表意与表声的原始刻写符号与文字文字是语言的载体文字的创造发明是人类文化演进的重要里程碑有了文字语言的书面形式才得以出现临民治事的文书才能产生发展过程1恩格斯把文字应用文献 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 即文书的出现当作人类文明的重要标志2在我国文书的出现可上溯到夏商周三代《周易middot系辞》中说ldquo上古结绳而治后世圣人易之以书契而官以治万民以察rdquo3三千多年前商代后期出现了一种体式较为完整的甲骨文书它是我国迄今发现的最早的文书档案4西周设立了专门管理文书的机构与起草文书的官吏这说明在我国作为国家管理工具的公务文书从它的产生到现在已有三四千年历史了5自商周战国期间长期汇集而成的《书》汉初称之为《尚书》即上古之书其中收集《汤诰》《大诰》《康诰》的告民众书《甘誓》《汤誓》《牧誓》等誓词命令如《文侯之命》等《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本6秦汉时期是我国封建社会文书工作的确立时期秦代出现的ldquo书rdquoldquo奏rdquo是我国最早的上行公文7汉代及稍后又出现了ldquo章rdquoldquo表rdquoldquo疏rdquoldquo议rdquoldquo启rdquo等上行文官府之间平级官员之间的平行文种有ldquo移书rdquoldquo关rdquoldquo刺rdquoldquo咨rdquo的使用下行文则有ldquo令谕制教rdquo等8辛亥革命以后南京临时政府内务部在颁发新的公文程式中规定的公文文种有ldquo令rdquoldquo咨rdquoldquo呈rdquoldquo示rdquoldquo状rdquo五种9汉代以前我国文书的载体材料一般为金石甲骨青铜竹木缣帛等其中竹木的使用延续娄朝直至东晋末年太尉桓玄下令公文统一用纸3为什么说纸张的广泛使用是我国古代文书工作发展的重大突破答1汉代以前我国文书的载体材料一般为金石甲骨青铜竹木缣帛等这些载体材料所制成的文书即不便于运转管理也不便于保管在一定程度上限制了文书工作的发展2公文用纸以后大大方便了文书的撰制处理与管理同时也使公文的种类名称以至内容形式都越来越丰富多彩从而极大地提高了文书工作效率因些纸张作为公文载体广泛使用是我古代文书工作的重大突破三文书文件和公文在机关日常工作活动中出现的文书文件和公文这三个概念基本含义是一致的都是公务文书1文书一词最早见于西汉贾谊《新书middot过秦下》2汉代以后文书作为公文与案卷的含义才逐步被确定和沿用下来3ldquo公文rdquo一词出现于东汉末年和三国时期4ldquo文件rdquo一词大约在清代末年才出现第二节公文的特点与作用一公文的主要特点1公文的特点1公文有法定的作者公文是由法定的作者制成和发布的法定的作者就是指依据宪法和其他有关法律章程决定成立的并能以自己的名义行使法定职能权利和负担一定的任务义务的机关组织或者代表机关组织的领导人2公文有法定的权威公文可以代表机关发言代表制发机关的法宝权威因此公文也就成为各级机关组织开展工作的可靠依据3公文有特定的效用公文的特定效用是指公文的现实效用是制发机关的法定地位所赋予的从每一份具体的文件来说都有它本身的特定的现实效用代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用4公文有规范的体式在党和国家有关部门发布的关于公文处理的一系列规范性文件中对公文的体式作出了统一的规定提出了统一的要求5公文有规定的处理程序公文的制发一般应经过起草核稿签发的程序任何人不能违反公文办理程序擅自处理二公文的作用1简述公文的作用答1领导与指导作用党和国家的各级领导机关可以经常通过制发公文来部署各项工作传达自己的意见和决策对下级机关或部门的工作进行具体的领导和指导2行为规范作用公文具有行为规范作用这是公文本身所具有的强烈政治性与法定的权威性等特点赋予的这些规范性公文一经发布便成为全社会的行为规范无论社会组织或个人都应当依照执行不可违反3传递信息作用公文是传递信息的重要渠道党和政府的决策方针设想和意图等常常是通过公文的传递而取得的4公务联系作用各机关单位在处理日常事务工作中经常要与上下左右有关的机关单位进行联系5凭据记载作用公文是机关公务活动的文字记录既然每一份文件都反映了制发机关的意图那么对受文机关来说就可将文件作为安排工作处理问题的依据还有一些公文具有明显的记载作用例如会议记录传遍纪要电话记录等第三节公文的分类与文种一公文的分类1分类目的是什么答由于公文所反映的社会现象是极其纷繁复杂的为了保证机关公文处理工作有秩序高效率地进行就必须从分析和研究机关公文的性质特点和作用入手对机关在日常工作中所使用的公文进行科学分类这是人们认识公文这一事务并探求其科学规律的一种有效的方法2常见的公文分类有哪些答常见的公文分类主要是从公文的来源使用范围行文关系性质与作用内容与特点等方面来划分的1按公文的来源来划分可将一个机关的公文公为对外文件收来文件内部文件2按公文的行文关系来划分可分为上行文平行文和下行文①上行文就是指下级机关下级业务部分向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发出的公文是自下而上的行文②平行文就是指同级机关或者不相隶属的没有领导与指导关系的机关之间的一种行文③下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文3按公文秘密程度和阅读范围来划分可分为秘密文件普通文件公布文件国家秘密的密级分为ldquo绝密机密秘密rdquo三级4按公文的制发机关性质划分可以分为法律法规文件行政文件党的文件5按公文内容的性质与作用来划分可分为指挥性公文规范性公文报请性公文知照性公文

记录性公文1指挥性公文如命令指示决定意见批复和政策性通知等2规范性公文如条例规定办法细则章程规则等3报请性公文如报告请示等4知照性公文如公报公告知照性通知通报函等5记录性公文如会议记录电话记录会议纪要大事记值班日志等注意会议记录电话记录大事记值班日志是机关推行政务的应用文而不是非法定性文法定性公文只有会议纪要二公文的文种不考旧的考最新的判断题题型1公文的文种也就是每份公文的名称如命令决定通知章程条例 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 总结等都是公文的名称2一份公文的文并不是随意确定的它是根据发文机关的权限发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的3在1993年11月21日发布的《国家行政机关公文处理办法》中被取消的文种是指令决议和布告现在最新的是2012年公文写作的基本规范最新的公文文种要考就考的12012年4月16日中共中央办公厅国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知中办发〔2012〕14号新规定中去掉了ldquo指示rdquoldquo条例rdquoldquo规定rdquo三个文种2公文的种类主要有15种决议决定命令令公报公告通告意见通知通报报告请示批复议案函纪要这是党的部门还有政府的最高部门要用的3注重继承保留文种数量相对减少原《条例》《中国共产党机关公文处理条例》和原《办法》《国家行政机关公文处理办法》共18个文种最终《条例确定党政机关公文主要文种15个去掉了ldquo指示rdquoldquo条例rdquoldquo规定rdquo4原则上不区分党政机关文种适用对像只有命令令议案两个文种例外515个文种范围的变化对决议决定命令令公报通告通知通报报告纪要等9个文种适用范围作出修改适用范围1决议适用于会议讨论通过的重大决策事项2决定适用于对重要事项作出决策和部署奖惩有关单位和人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项3命令令适用于公布行政法规和规章宣布实施重大强制性措施批准授予和晋升衔级嘉奖有关单位和人员公报4公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项5通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项6意见适用于对重要问题提出见解和处理办法7通知适用于发布传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项批转转发公文8通报适用于表彰先进批评错误传达重要精神和告知重要情况9报告适用于向上级机关汇报工作反映情况回复上级机关的询问10请示适用于向上级机关请求指示批准11批复适用于答复下级机关请示事项12议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会的请审议事项议案属于行政公文13函适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项14纪要适用于记载会议主要情况和议定事项确定和使用公文的文种的依据答1公文的文也就是每一份公文的名称2一份公文的文种并不是随意确定的它是根据发文机关的权限发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的3现行机关的行文必须从实际需要出发根据机关的职权范围所处的地位与发文的目的正确地使用公文文种不能滥用否则就会妨碍收文机关对文件意图的准确理解影响公文的及时处理第二章公文写作第一节公文写作概述可再听一遍讲议一公文写作是代机关立言1公文写作指公文的起草与修改是撰写者代机关立言体现机关领导意图和愿望的写作活动2公文写作包括起草初稿讨论修改形成送审稿的整个过程201610考起草初稿是指构思基本完成后动笔行文写出公文初稿有的具体过程讨论修改是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程★公文起草的组织可分为1由一人准备选取材料并构思布局直至拟写成文2由多人共同讨论构思和准备材料最后由一人执笔最普遍的基本组织形式3由起草小级共同酝酿多人分工执笔一人统稿贯穿全文二发挥公文效用把好公文质量关1公文效用是指公文对机关公务活动所起的作用公文效用所起的作用领导和指导作用法规和准绳作用沟通和联系作用依据和凭证作用2公文质量主要体现在公文的思想内容与文表达两个方面1在思想内容方面应该政策性强针对性强科学性强①政策性强就是要求政治上正确思想观点正确准确地宣布传达体现党和国家的方针政策的精神②针对性强就是要求有的放矢切中要害③科学性强就是反映工作的实际情况和客观规律敢于实事求是能够及时地正确的提出问题分析问题和解决问题经得起时间的考验经得起实践的检验2在文字表达方面应该结构严谨语言精当行文规范①结构严谨是指章法问题布局谋篇的问题要求主次分明条理清楚重点突出衔接自然联系紧密完整划一②语言精当是指运用语言要精确简明贴切恰当既要符合语法修辞和逻辑的要求又要恰如其分地表达内容③行为规范是指公文的种类格式等都由国家统一规定书写要清楚标点要正确文面要整洁三机关领导要亲自动手撰写重要公文我们党和国家历来十分重视公文的撰写工作公文是为机关立言它代表了机关的政策水平业务水平乃至整个领导水平对于这样一项重要工作必须加强领导必要时领导人要亲自动手第二节公文写作的特点和要求一★公文写作特点答1被动写作遵命性强2对象明确针对性强3集思文益群体性强4决策之作政策性强5急迫之作时限性强6讲究格式规范性强二★公文写作的基本要求答1要保证公文内容在政治上的正确性2要实事求是在业务上符合客观规律3在文字表述上准确鲜明生动答合语法与逻辑4公文起草要符合统一规定的体式与程序5要注意选用书写的载体材料与字迹材料体式公文文体结构附加标记和文件格式程序交拟起草审核签发印制发出尽量使用毛笔和钢笔不要合用圆珠笔和铅笔使用墨汁蓝黑墨水和碳素墨水不使用纯蓝红色墨水和其它低劣的墨水第三节公文写作的步骤与方法★1公文写作的步骤与方法有哪些答一明确发文的主旨它是公文的灵魂和统帅因此在动笔之前先要弄清楚发文的主旨即公文的主题和发文的目的二收集有关材料材料的收集必须做到真实性典型性适用性时效性三拟出写作提纲先写什么后写什么分几个段落几层意思四认真起草正文1把握公文主题选好用好材料2观点正确情况确实3内容涉及的有关部门要经过会商取得一致意见4文字表述要简练交代问题要清楚五反复检查修改一明确发文主旨1明确发文主旨通常包括哪些内容答①公文的中心内容是什么②根据公文内容准备采用什么文种③要明确公文发送范围和阅读对像④明确发文的具体要求二收集有关材料①收集阅读和研究有关的文件材料②深入下去收集有关的实际材料a收集有关材料村求真实典型适用时效三拟出写作提纲先写什么后写什么分几个段落几层意思四认真起草正文导语主体结束语1正文起草步骤1把握公文主题选好用好材料2观点正确情况确实3内容涉及的有关部门要经过会商取得一致意见4文字表述要简练交代问题要清楚五反复检查修改1公文修改应从哪几个方面入手答1有关于主题的修改对公文主题要进行全面审视看主题思想是否鲜明是否符合党和国家的方针政策和法律法规等2关于观点的修改修改公文要考虑观点是否正确表达有无问题3关于材料的修改材料是公文的基础有了正确的观点还要通过恰当的材料表现出来4关于结构的修改修改公文的结构包括公文总体结构的修正起承转合的调整层位置的改变以及详略的更

动等等5关于语言的修改从语言整体风格上看是否符合文种的表达需要以达到语言准确鲜明精练生动的要求第四节公文写作人员的修养一公文写作人员加强修养的重要性1简述公文写作人员加强修养的重要性答1公文写作是各级机关工作的重要组成部分是一项政治性和政策性很强的工作公文写的好不好不仅直接关系到公文效用的发挥也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映公文写作的这种独特的地位和作用决定了公文写作人员加强修养的重要性2公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具和手段因此公文写作人员必须充分认识公文在国家管理活动中的重要作用注意重公文写作的质量公文质量是公文效用的基础公文效用是公文质量的反映二者密不可分具有一致性二★公文写作人员应具有的素质修养1公文写作人员应具有的素质修养有哪些考点答1政治素质好就是要求公文写作人员必须具备较好的政治品质2有一定的政策理论水平公文写作是一项政策性理论性都很强的工作这就要求公文写作人员必须具备一定的政策理论水平3熟悉业务和机关工作情况好的公文写作人员应该熟悉本职业务熟悉机关工作情况4有较宽的知识面公文写作人员应当具有文博的知识不仅要具有一定的社会科学知识和自然科学知识还要紧紧围绕自己服务的单位部门和工作内容熟悉业务和机关工作情况努力拓宽知识面5有较好的文字功底在公文中宜事说理表情达意都需借助于文字才能发挥效用好的公文应该主题鲜明观点正确论证合理论据充分使人一读就懂一听就明便天理解执行三公文写作人员加强修养的途经考点1公文写作人员加强修养的途经有哪些答1与时俱进勇于创新不断学习不断实践不断提高不断创新2博览群书增长知识要勤于勇于善于向书本学习3深入实践勤学苦练勤学苦练锲而不舍持之以恒第三章公文的体式与稿本第一节公文的体式一公文体式概述1公文体式的含义与作用答公文的体式是指公文的文体结构要素及在格式上的安排公文体式作用主要是为了保证公文的完整性正确性与有效性提高办事效率并为公文处理工作提供方便二公文的文体即文种公文的文体是指在公文写作中运用语言陈述事情说明问题所采取的具体方法和特点即公文的表达方式和主体特征公文文体与一般的应用文体不同在表达方式和语言运用上有它自身的特点1公文的表达方式表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段它是辨别文章体裁的重要标志或称因素在公文写作中兼用叙述说明和议论三种表达方式并以说明为主作为机关工作工具的公文一般不使用描写和抒情2公文的语言特点语体文具有通俗易懂语义确切等优点由于公文具有很强的政治性政策性和现实效用性所以公文运用语言应当做到准确简明庄重得体1公文的表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段它是辨别文章体裁的重要标志主要有叙述议论说明1叙述是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代除计划性法规性文件一般不采用叙事指令性文件较少采用叙事外其他如通知通报请示报告总结会议纪要都必须以叙事为基础★公文叙事与一般记叙文的不同1公文的叙事是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题达到反映情况交流思想阐明观点的目的2主要是顺叙3在叙述的同进可恰当地运用倒叙分叙等方法2说明是用简明扼要的文字把事物的形状性质特征成因关系功用等客观真实地解读清楚说明是公文写作中最常见最主要的表达方式说明的主要方法有1定义说明指用下定义的方法来说明事物的性质和特征2注释说明指对事物的性关特征成因等作简要的注释3比较说明指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较4数字说明指用确切的数字来说明事物5举例说明指根据事物在形状成因功用关系等属性的差别划分成若干类别分别加以说明的方法6图表说明7引用说明8分析说明3议论是议事说明把道理说清楚议论的要素1论点又叫论题或观点是议论的核心2论据是证明论眯真实性的根据3论证是运用论据来证明论点的方法和过程论点论据论证三者间的关系论点是统帅回答ldquo要证明什么rdquo的问题---是议论的核心论据是基础回答ldquo用什么证明rdquo的问题分三类一类是事实论据二是理论论据三类是政策法规论证沟通二者间内在联系的桥梁回答ldquo如何证明rdquo的问题2公文的语言特点1准确是公文语言的主要特征和基本要求2简明用最少的文字表达尽可能多的内容在公文写作中做到语言简明决非易事要写得简短明白既需要一定的思想理论水平又要思路清晰有一定的分析概括能力还要有较高的文字修养在此基本上方能做到叙述平直说明扼要逻辑严密议论精当要力戒空话套话不要使用一些生僻的词语3庄重指公文用语必须讲究庄严郑重4得体指公文语言的运用要与公文的行文目的内容对象条件的特定需要相适应在准确表达的基础上进一步促使受文对像产生与行文目的一致的心理效应得体的基本要求是适应行文的语体风格是要分清上下级关系掌握好分寸是要恰当运用公文的专用语多选3公文中的常见词语的运用1公文的特定用语它言简意赅简洁明快典雅庄重其特定含义是人所公认的包括1开端用语mdash用于表示行文目的依据与原因的如为为了关于由于遵照依照依据兹有兹因兹定于兹将兹介绍等2引叙用语mdashmdash在引叙来文电时使用如现接近接前接欣悉近悉敬悉据报据查据了解等3经办用语mdashmdash表示工作办理的时间及过程的如业经已经复经一经迭经前经兹经经过通过等4称谓用语mdashmdash是用以表示不同人称的如我局你局贵局本局该局公司厂处helliphellip等5期请用语mdashmdash用来表示请求与期望如拟请函请务请恳请希希望望希即等6表态用语mdashmdash用来对来文表明态度的如同意照办可行拟同意不同意不可不妥请核查等7综合用语mdashmdash是对所叙述的情况进行综合使用的如如上所述综上所述上述总之等8过渡用语mdashmdash是在公文的段落之间使用承上启下起过渡作用如为此据此因此现函复如下现通告如下等9谦敬用语如敬请恭请谨请惠于惠赠惠示承蒙协助承蒙惠允不胜不胜荣幸不胜感激等10结尾用语如此令此布此告为要为盼请批示请批复特此函告特此函达特此通知特此通告特此批复请遵照办理请认真贯彻执行以上意见如无不妥请批转各地区执行等2公文的惯用语指一定民族语言中长期形成的习惯用语如ldquo抓辫rdquoldquo吃大锅饭rdquo等3缩略语是由较长的词语缩短省略而成的如ldquo一国两制rdquoldquo三个代表rdquoldquo政协rdquo等4成语一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语如ldquo凤毛麟角rdquoldquo废寝忘食rdquo5引用语是指写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题①引用名人名言②引用古书上现成语句③引用党和国家领导机关重要文件中的语句★1试述公文的表达方式及其应用答表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段它是辨别文章体裁的重要标志或称因素在公文写作中兼用叙述说明和议论三种表达方式并以说明为主作为机关工作工具的公文一般不使用描写和抒情公文写作运用说明叙述议论的表达方式各有特点分述如下1关于说明说明是公文写作中最常用最主要的表达方式不仅规范性

公文商品说明书主要采用说明的方式其他如命令批复指示通知等大都直接陈述领导机关的意图要求与措施也多以说明为主公告通告旨在公布要求与措施也以说明为主报告请示中的条款行文也离不开说明此外说明还常与叙述议论等方法结合起来使用如为叙述所涉及的人与事作必要的介绍为议论作必要的解说与阐释或作为论据的主要表达方式2关于叙述叙述是对人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说与交代包括写ldquo人rdquo和写ldquo事rdquo两个方面在公文写作中一般不专门写人而是以叙事为主除计划性规范性文件一般不采用叙事和指令性文件较少采用叙事外其他文件如通知通报请示报告总结会议纪要等都必须以叙事为基础3关于议论议论就是议事说理是公文作者对客观事物或问题进行分析评述提出看法或处理措施表明观点和态度证明或反驳某一观点的表达方法在公文写作中就大多数文种而言议论不是贯通全文的主要表达方法而是从属于叙述和说明的一种方法2试述公文的语言特点答语体文具有通俗易懂语义确切等优点由于公文具有很强的政治性政策性和现实效用性所以公文运用语言应该当做到准确简明庄重得体1准确公文的内容必须用准确的语言来表达以保证理解和执行的准确性它即包括思路的清晰也包括字词句的精心选择和反复推敲2简明简明就是用最少的文字表达尽可能多的内容要做到简短明了逻辑严密议论精当力戒空话套话3庄重是指公文用语必须讲究庄严郑重这是由公文的严肃性法定权威性和行政约束力决定的即要求使用规范的书面语言注意雅语敬语的运用3在公文语言的运用上怎么苏我对他到得体答得体就是指公文语言的运用要与公文的行文目的内容对象条件的特定需要相适应在准确表达的基础上进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应得体的基本要求包括①是适应行文的语体风格②是要分清上下级关系掌握好分寸③是要恰当运用公文的专用语第二节公文的构成要素与方面格式一公文的构成要素公文的组成部分1公文的构成要素有哪些答公文的构成要素由发文机关标识发文字号公文标题主送机关正文印章成文时间主题词等构成它是由党和国家有关部门颁布的规范性文件所规定的二公文的书面格式公文的书面格式指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式mdashmdash是公文在形式上区别于一般文章的重要标志《国家行政机关公文格式》将公文各个要素划分为眉首主体版记三个部分★公文的眉首部分包括1公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号不是所有都需要《办法》和《条例》都规定带有密级公文要编制份数序号编制份数序号一般用6位不得少于两位阿拉伯数码位置位于版心左上角顶格第1行数字不足规定数时前面用ldquo0rdquo零补齐2秘密等级和保密期限秘密等级是标识公文秘密程度的一种标志分为绝密机密秘密三级涉及党和国家秘密的公文应当标明密级标注方法是在密级与期限中间加ldquo★rdquo如ldquo秘密★六个月rdquoldquo机密★五年rdquoldquo绝密★长期rdquoldquo机密★rdquo等公文密级的位置位于文件首页公文版头右上角第一行用宋体3号黑色体字标注凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明保密时限一般分一年以内一年及一年以上长期和期限不作标注凡期限不作标注的可按二十年认定绝密是最重要的国家机密泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害机密是重要的国家机密泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害秘密是一般的国家秘密泄露会使国家的安全和利益遭受损害3紧急程度是对公文送达和办理的时间限度包括特急和急件电报分为特提特急加急平急标明紧急程度的位置在文件首页文头右上角需要与密级同时使用的紧急程度置于密级之下上下对齐限时送达的文件须在文件封筒上注明ldquo务于某日某时送到rdquo或ldquo限某日某时送达rdquo4发文机关标识文头是发文机关用来制发正式文件时使用的固定版式的发文机关标识位置发文机关标识即版头又称文头大字居中套红印在文件首页上端约占图文区的三分之一或五分之二字体选用小标宋体字使用这种套红版头的文件通常称之为ldquo红头文件rdquo党的文件在间隔线中间印上一颗五角星5发文字号指由发文机关编排的文件代号由发文机关代字年份加辩解括号〔〕和序号组成★发文字号作用1统计发文的数量便于公文管理2在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用编排发文字号要力求准确稳固系统位置有版头的文件应标注在文件版头之下间隔横线之上居中排列用信笺的文件则置于信笺头横线之下公文标题之上右侧排列ldquo命令令rdquo则在公文标题下面当中写ldquo第times号rdquo6签发人在上报的公文中才出现的目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文负责一般供上行文使用位置应平行排列于公文字号右侧与发文字号同处在一行★公文的主体部分1公文标题①由发文机关名称公文主题事由和文种组成是对公文主要内容准确简要的概括和提示位置应于红色横线之下分1行或多行居中排列省略情况1省略公文机关名称下行文可省上行文不可以省2省略事由的3机关名称和事由同时省略的②公文标题的书写位置应位于红色横线之下分1行或多行居中排列一般说来公文标题要尽量简短不要占的行数太多对那些较长的标题则要动些脑筋先要把标题的意思搞懂回行时要注意做到词意完整排列对称间距恰当做到既有美感又要避免产生异议然后再决定如何断行不要草率从事只有规章以上的文才可用书名号其它不可用2主送机关是指主要受理公文的机关也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关公文的主送机关一定要选准这是公文发出去能否得到及时处理的一个关键问题因为任何一个机关的发文都是为了公务活动的需要公文中的事项或问题都要靠对方机关来处理或答复这是公文的现实效用性所决定的如果将主送机关的名称定错了该送的没送或者将不该送的也送了就会造成责任不明意见不一或相经推诿无人过问以致贻误工作〔1选定公文的主送机关一般有哪几种答①上级领导机关对下级发出的公文其所属下级机关单位都负有贯彻执行的责任除批复外一般的下行公文都有两个以上的主送机关而且级别愈高的机关的发文其主送机关的覆盖面愈大②下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行公文不管内容如何重要牵涉面如何广泛在一般情况下都只有一个具体的主送机关不得多头主送不得向领导机关的个人来行文③直接向社会发布的公文在这种情况下公文的主送机关就没有必要再写了主送机关的位置应在正文之上公文标题左下方无论一行或多行均靠左顶格书写〕3正文是公文的主体部分用来表达公文的具体内容体现发文机关的意图是公文的核心正文可分为①导语导语写作有1依据式简要说明发文的根据常用语有ldquo根据rdquoldquo按照rdquoldquo遵照rdquo等2目的式开宗明义说明发文的目的常用语有ldquo为rdquoldquo为了rdquo等3原因式简要地说明发文的原因常用简洁的语言以叙述说明或夹叙夹议的方式开头②正文主体是公文最主要部分也是写好公文的关键和难点所在正文主体一般要求正文当中的数字除了成语都用阿拉伯数字表达数字不可回行1内容

要符合党的路线方针政策和有关规定符合国家的法律法规提出新的政策规定要注意保持连续性提法要同已公布的文件相衔接2所反映的情况问题数据等必须真实可靠提出的措施和办法要切合工作实际切实可行3内容涉及的有关部门要经过协调会商取得一致意见4文字表达概念准确观点鲜明条理清楚层次分明篇幅简短实是求是合乎语法规范正确使用标点符号5公文中的数字年份均不能回行③结束语就是正文的结尾4附件公文如有附件应在正文下一行加以标识用以说明附属在公文正件之后的有关材料的名称及件数附件是相对公文正件而言的公文附件的形式一般有图表目录名单简介及其他有关文件材料附件说明位于正文的左下方公文生效标识之上注明所附文件材料名称及件数5成文时间指公文形成的时间是公文的一项重要内容它是文件生效及日后查考的重要依据之一年月日要写全mdash用汉字位置公文的成文时间应标注在发文机关署名下方不论其文字多少都要注意二者的距离相称注意事项1一般情况下以领导人签发日期为准2经会议讨论通过的公文以会议通过的时间为准并加括号哪怕给你在公文标题的正下方3法规规章类公文以批准时间为准4两个以上机关的联合行文以最后一个签发机关的领导人的签发时间为准5一般的日常事务性公言文如涉及具体事项的通知通告简报函等的成文时间以它他们印发时间为准〔2简述公文成文时间的确定方法答公文的成文时间1一般情况下以领导人签发日期为准2经会议讨论通过的公文以会议通过的时间为准并加括号哪怕给你在公文标题的正下方3法规规章类公文以批准时间为准4两个以上机关的联合行文以最后一个签发机关的领导人的签发时间为准5一般的日常事务性公言文如涉及具体事项的通知通告简报函等的成文时间以它他们印发时间为准〕6公文的生效标识指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名是证明公文效力的表现形式1单一发文机关落款不署发文机关名称只标成文时间在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识2联合行文印章3关于在公文中不再标识ldquo此页无正文rdquo的说明采取调整行距字距的措施加以解决7附注是对公文的发放范围使用时间需注意的事项加以说明附注应用圆括号括入左空2字标识在成文时间下一行★公文版记部分1主题词指能够准确表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词词组位置位于注释或特殊要求说明左下方文尾横线上端顶格书写最多不超过五个主题词已取消不考1抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关抄送机关要掌握的原则1抄送要限于同文件内容有关需要对方知晓或协助的机关既不滥报滥送也不漏报漏送2向上级机关的请示报告不可同时抄送下级机关3向下级机关的重要行为可抄送直接上级机关翻印或转发上级机关的文件不要再上报上级机关4一般情况下下机机关不得越级行文请示报告也不得越级抄送文件因特殊情况必须越级应抄送被越过的上级机关5受双重领导单位的请示报告应根据文件内容确定主送和抄送机关上级机关向受双重领导单位的行文应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关抄送机关位置抄送机关标注在主题词下1行左空1字用3号仿宋体字标识ldquo抄送rdquoldquo抄送rdquo后标冒号抄送机关之间用顿号隔开回行时与上1行的抄送机关对齐最后一个抄送机关后标句号2印发机关和印发说明是对文件制发情况的说明记载包括文件制发单位的名称印发日期和印制份数等位置印发机关和印发说明位于抄送机关之下占1行位置印发机关左空1字印发时间右空1字然后下方划一条与版心等长的横线作底线底线下面右侧标注印制份数印制单位一般是各级机关的办公厅室使用全称或规范化简称印发时间是秘书部门起印文件的时间要完整写出年月日印制人数是该份文件所印的数量判断说明或单选题注意翻印文件的说明同印刷说明大体相同但翻印秘密文件时须经制发机关批准或授权翻印后要向原发文机关备案上级机关翻印下属机关文件可不受此限版记部分三个项目的含义标注位置及标注方法每个项目之间都要用与版心等长的间隔横线隔开版记部分一双称ldquo文尾rdquo置于公文最后一页版记页面的最后一个要素置于最后一行2如何正确理解ldquo版记rdquo的特定含义与保持公文书面格式完整性之间的关系答置于主题词之下的各要素统称版记版记的特点是位置要依公文主题的构成而定《格式》规定版记应置于公文最后一页封四版记的最后一个要素置于最后一行这样眉首与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分由此可以准确认定公文是否完整一份完整的公文眉首主体版记三部分缺一不可三公文的特定格式1信函格式2命令格式3会议纪要格式第三节公文的排版形式与装订要求一公文的排版形式公文的排版形式是指公文数据项目在文件版面上的标印格式是指公文的外观形式包括公文版头设计版面安排字体字号字行字距天地页边用纸规格等公文排版的有关问题1公文用纸尺寸与规格国际A4纸长297mm宽210mm2公文的书写形式一律采用从上至下自左向右横写横排少数民族文字除外正文文字的每行长度与图文区宽度相等多层次结构的标识方法第一级用一二三helliphellip第二级用一二三helliphellip第三级用123helliphellip第四级用123helliphellip序号ldquo一rdquo后面不要标点符号直接正文3字体字号的选用一般按发文机关名称大标题小标题标识字符正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用发文机关标识使用小标宋体字红色标识大标题2号宋体小标题3号宋体秘密等级缓急时限主题词和各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体一般的公文发文字号签发人主送机关正文附件说明成文时间附注抄送机关印发说明使用3号仿宋体签发人姓名用3号楷体4排版规格正文用3号仿宋每面22行每行28个字5制版要求版面干净字迹清楚尺寸标准版心不斜误差不超过一毫米6印刷要求双面印刷页码套正两面误差不超过2毫米二公文装订要求对公文提出装订要求是保证公文在装订过程中的质量控制《国家行政机关公文格式》简称《格式》规定a公文应在左侧装订不掉页b包本公文的封面与书芯不脱落后背平整不空c无坏钉漏钉重钉钉脚平伏牢固d后背不可散页明订e裁切成品尺寸齐整四角成90度无毛茬或缺损第四节公文的稿本一公文的稿本公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子包括草稿定稿两种1草稿是指内空和文字表述都不未成熟的原始稿件文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿草稿的特点尚未定型非正式无效力文稿的分类按修改次数可分为初稿二稿三稿等按照作用和形成特点可分为讨论稿征求意见稿修改稿送审稿2定稿又称ldquo原稿底稿正稿rdquo是指草稿经过修改审阅并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿是机关制发文件的唯一可靠的标准稿本定稿与草稿的显著区别是定稿是ldquo孤本rdquo定稿的文面上带有文件签发人的签发标记经会议批准通过定稿有会议批准通过的情况的记载二公文的文本正本副本可能会考公文文本按不同用途可分为1正本根据已签发的定稿制发的正式文件称为ldquo正本rdquo正本的特点盖有发文机关印章或领导人亲笔签署以证实文件的效力2副本凡是根

据公文正本复制誉抄的其他稿本称为副本副本又称抄本副本的作用主要代替正本供传阅参考和备查使用3存本公文的存本是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿定稿以外的印刷本特点根据正本印制甚至同时印制出来除印章或签署外具有正本同样的文件格式和附加标记存本与副本的区别存本是不外发的一般不加盖印章或签署只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用副本有正本一样的效用4修订本是对已经发布生效的文件在实行一段时期后文件中的某些内容已不短命当前的情况需要进行修改补充的文本从修订本发布之日起原文本即行失效5试行本暂行本文件的试行本暂行本一般都是以试行暂时试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面大多用于一些法法规类文件在制发机关认为文件内容还不十分成熟还必须经过一定时期实践检验再行修订时所使用的单选6各种文字文本包括两层意思一是少数民族地区发文往往是同一份文件使用汉字文本和少数民族文字文本二是在外交工作中使用的文件往往有中文文本和外文文本两种文本具有同等效力第四章公文的行文规范重点章课后思考题全第一节公文的行文关系1公文的行文规范的意义答为了充分发挥这些公文的现实效用机关文书部门必须按照党和国家有关文书工作的文件规定或准则来规范其行文以保证机关行文和对公文办理的有条不紊地进行从而维护机关工作的正常秩序提高机关的办事效率2什么是公文的行文规范它包括哪几个方面答按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范公文行文规范的内容包括行文关系行文方向与方式以及行文规则三个方面3什么是公文的行文关系确定行文关系的基本原则是什么答公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系行文关系是根据机关的组织系统领导关系和职权范围确定的机关之间的文件授受关系确定行文关系的基本原则是1国家行政机关的隶属关系和职权范围2党的各级机关的隶属关系和职权范围一确定行文关系的基本原则1国家行政机关的隶属关系和职权范围2党的各级机关的隶属关系和职权范围二机关之间行文关系的划分1怎样划分机关之间的行文关系★答党政机关的行文关系从隶属关系和职权范围可以划分为1同一系统的机关既有上级领导机关又有下级被领导机关上下级机关之间构成领导与被领导的关系mdashmdash使用ldquo上行文rdquoldquo下行文rdquo2上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系mdashmdash使用ldquo上行文rdquoldquo下行文rdquo3非同一系统的机关之间无论级别高低既无领导与被领导关系又无上下级业务部门的指导关系它们仅仅是一般性关系或称不相隶属关系mdashmdash使用ldquo平行文rdquo4同一系统的同级机关之间的关系属于平行关系mdashmdash使用ldquo平行文rdquo一什么是机关之间的领导与被领导关系试举两个以上的例子来说明答同一系统的机关既有上级领导机关又有下级被领导机关上下级机关之间构成领导与被领导的关系例如党的系统党中央与各省自治区直辖市党委各省自治区直辖市党委与所属的各地市州区县党委政府系统国务院与各省自治区直辖市人民政府各省自治区直辖市人民政府与所属的各市州区县人民政府第二节公文的行文方向与方式1简述公文的行文方向与方式★答根据机关之间的不同的行文关系可以将机关的行文分为上行下行和平行三个方向行文方式根据机关工作的需要分为上行文下行文平行文1下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文根据发言语不同目的和要求分为1逐级下行文是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式2多级下行文是指党政领导机关根据工作需要同时下达几级机关的一种行文方式3直达基层组织和群众的下行文是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种地文方式2上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管总站的一种行文根据发文机关的实际工作需要分为1逐级上行文是指下级机关直接和所属上级领导机关的一种行文方式是上行文中最基本最常用的一种方式2多级上行文是指下级机关同时向自己的直属上级机关和更高级的上级领导机关的一种行文方式3越级上行文是指在非常必要的警方和我下级机关可以越过自己的直接上级领导机关向更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式3平行文是指同级机关或者不相隶属的没有领导与指导关系的机关部门单位之间的和种行文平行文可以在不分系统级别地区的党政军机关以及社会团体企业事业单位之间使用2为什么说逐级上行文是上行文中最基本最常用的一种方式判断说明答逐级上行文就是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式这是上行文中最基本最常用的一种方式在正常情况下下级机关一般都应当采取这种逐级行言语的方式向所属上级领导机关请示和报告工作以保证正常的领导关系和业务工作关系第三节公文的行文规则行文规则是指机关行文必须遵守的具体规定或准则1行文规则的主要内容有哪些★答行文规则的主要内容有1注意隶属关系尊重机关职权2大力精减文件严格控制发文数量和范围3一般情况下党政机关不得越级行文4牵涉到几个部门的问题部门之间要先协商一致或经上级裁决然后向下行文5行文必须正确确定主送机关和抄送机关6主送机关与公文种要相互响应7关于联合行文的问题不同级别的机关不能联合行文8关于ldquo请示rdquo的行文问题请示的公文应当一文一事一般只写一个主送机关9关于各级党政机关的办公厅室的行文问题必须把握发职权范围和授权范围10经批准公开发布的公文应视为正式公文依照执行2简述行文关系与发文范围之间的关系P107-108答各级机关的行文都必须本着精减的原则严格控制发文的数量和范围上级机关对其所隶属的下级机关有权行文而不是对其所属的机关都一定要每文必发按级别确定发文范围行文关系和发文范围可以发文和每文必发是有区别的3为什么说一般情况下党政机关不得越级行文P108答①党政机关要严格控制越级行文除非确有特殊情况一般以不越级为宜以免打乱正常的领导隶属关系和工作业务联系下级机关如果抛开直接上级机关越级向上行方就可能使直接上级机关的工作陷入被动或者造成公文往返传递延误时间②同样上级机关或业务主管部门向下级行文一般也要按照直接的隶属关系而不应当越级这样上下级机关或业务部门之间就可以及时沟通情况以免造成工作上的脱节4为什么说牵涉到几个部门的问题要先协商一致或经上级裁决后才能向下行文答在机关工作中有些问题往往牵涉到几个部门尤其在当前革经济体制和转变政府职能的新形势下对某些问题的决定可能影响到某些部门的利益或增加某些部门的工作难度这就要从全局整体利益出发经过有关方面充分协商如果意见未协商一致就匆匆忙忙各自向下发文件把不同的意见捅下去会使下级单位无所适从如部门擅自行文上级机关有权责令纠正或下令撤销5简述公文的主送机关与公文名称之间的关系答一份公文的文种要与该份公文的主送机关相互呼应主送机关是直属上级领导机关的其行文可使用ldquo请示rdquoldquo报告rdquo等上行文种主送机关是直属下级