公司公文管理制度(附表格及流程)

公文 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 目录2一目的2二适用范围2三常用公文文种3四版面要求3五公文内容要素划分及格式要求6六公文处理61收文处理72发文处理7七会签权限10八保密规定10九附则10十附件1公文样本92公文稿纸103发文流程124文件呈阅表135收文流程14公文管理 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 一目的为规范公司各类办公文件的管理提高工作效率根据国家相关规定结合公司实际情况特制定本管理制度二适用范围本制度适用于公司各类办公文件的处理三常用公文文种1公文包括决议决定命令公报公告通告意见通知通报报告请示批复议案函纪要共计15个种类2我公司用的公文种类有通知通报报告请示函纪要决定等通知适用于发布和传达公司内部事项通报适用于表彰先进批评错误传达重要精神和告知重要事项报告适用于向上级单位汇报工作反映情况答复询问请示适用于向上级单位请求指示和批准函适用于不相隶属单位之间的商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项纪要适用于记录传达会议情况和议定事项决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排奖惩有关单位及人员等3公文保密等级分为绝密机密秘密一般文件四版面要求1纸张尺寸公文用纸一般采用国际标准A4型纸210mmtimes297mm特殊形式的公文用纸可根据实际需要确定2版面附件1《公文样本》页边距上28厘米下28厘米左28厘米右25厘米如使用公司红头稿纸附件2则可去掉《公文样本》中的ldquo版头rdquo并

将页边距的上尺寸调为45厘米字体和字号如无特殊说明公文格式各要素一般用3号仿宋体字特殊情况可以进行适当调整文字的颜色如无特殊说明公文中文字的颜色均为黑色装订公文应左侧装订不掉页五公文内容要素划分及格式要求公文内容要素分为版头主体版记三部分版头指公文首页红色分隔线以上的部分主体指公文首页红色分隔线不含以下公文末页首条分隔线不含以上的部分版记则是指公文末页首条分隔线以下末条分隔线以上的部分记1版头字体为华文仿宋字号小初加粗文字颜色为红色分隔线为25磅粗的直线文字和分隔线均居中2主体从版头下空一行开始编排文字颜色为黑色从左到右横写横排正文行距为单倍行距特殊情况可以进行适当调整标题一般用2号宋体字加粗编排于红色分隔线下空一行的位置分一行或多行居中排布行时要做到词意完整排列对称长短适宜间距恰当标题排列应当使用梯形或菱形发文字号一般用3号仿宋字编排在标题下方居中排布年份发文顺序号用阿拉伯数字标注年份应标全称用六角括号ldquo[]rdquo括入发文顺序号不加ldquo第rdquo字不编虚位即1不编为01在阿拉伯数字后加ldquo号rdquo字正文一般用3号仿宋字编排于发文字号下空一行的位置每个自然段左空二字行顶格数字年份不能行附件说明如有附件在正文下空一行左空二字编排ldquo附件rdquo二字后标全角冒号和附件名称如有多个附件使用阿拉伯数字标注附件顺序号如ldq

uo附件1XXXXXrdquo附件名称后不加标点符号附件名称较长需行时应当与上一行附件名称的首字对齐发文单位署名成文日期和印章一般距离正文或附件说明一行发文单位一般向右对齐编排成文日期居于发文单位之下以发文单位为准居中编排成文日期中的数字应用阿拉伯数字将年月日标全年份应标全称月日不编虚位即1不编为01印章用红色要端正居中下压单位全称和成文日期印章用红色不得出现空白印章当公文排版后所剩空白处不能容下署名印章或成文日期时可以采取调整行距字距的 措施 《全国民用建筑工程设计技术措施》规划•建筑•景观全国民用建筑工程设计技术措施》规划•建筑•景观软件质量保证措施下载工地伤害及预防措施下载关于贯彻落实的具体措施 解决附注如有附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行附件附件应另面编排并在版记之前与公文正文一起装订ldquo附件rdquo二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行附件标题用2号宋体加粗居中编排附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致附件格式要求同正文3版记版记中的分隔线版记中的分隔线与正文边距等宽分隔线用075磅直线首条分隔线位于版记中的第一个要素之上末条分隔线与公文最后一页的下边缘重合主送抄送部门一般用4号仿宋字在印发日期之上左空一字编排ldquo主送rdquoldquo抄送rdquo二字后加全角冒号和报送部门全称行时与冒号后的首字对齐最后一个报送部门名称后标句号既有主送部门又有抄送部门时主送部门应置于抄送部门之上一行之间不加分隔线印发单位和印发日期印发单位和印发日期一般用4号仿宋字编排在末

条分隔线之上印发机关左空一字印发日期右空一字用阿拉伯数字将年月日标全年份应标全称月日不编虚位即1不编为01后加ldquo印发rdquo二字版记中如有其他要素应将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开页码一般用4号宋体阿拉伯数字居中编排公文的附件与正文一起装订时页码应当连续编排六公文处理公文处理包括收文和发文1收文处理收文处理程序包括登记填写《文件呈阅表》附件3按照《收文流程》附件4进行分送承办催办答复存档等登记公司所有公文均应做好记录公司内部公文原则上对口受理其他外部收文如无明确目标部门则统一由行政部负责处理行政部收文后应逐件清点核对无误后填写《文件呈阅表》做好编号分送根据公文内容要求和工作需要确定公文的分送范围将公文与《文件呈阅表》一并交由公司领导批示承办按照公司领导的最终批示将公文及时送达承办部门办理需要两个以上部门办理的应当明确主办部门紧急公文还需明确办理时限承办部门对交办的公文应及时办理有办理时限要求的应在规定时限内办理完毕催办和答复收文部门要及时了解公文办理进展情况督促承办部门按期处理完毕紧急公文可由专人负责催办对公文的办理结果收文部门应及时答复来文单位存档收文流转结束后由行政部归档以确保文档的完整任何部门和个人收到公文应及时送行政部按规定程序办理2发文处理发文处理程序包括拟稿填写《公文稿纸》附件5按照《发文流程》附件6分别由承办部门负责人

审核分管领导会签总经理批示行政部人员编写文号用印分发存档等拟稿按照职能分工原则由主要承办部门负责涉及到两个或两个以上部门的由主办部门和协办部门商议草拟分送拟稿人草拟好公文并填写《公文稿纸》首先交由部门负责人审核签字之后交由分管领导会签最后报总经理批示修改如公文在审核会签过程中需要做重大修改应注明具体修改意见并交由承办部门重新进行公文的流转审核程序公司所有公文统一由行政部进行编号用印分发和存档有领导指示的还应附批复件七会签权限1以部门名义行文的公文由各部门负责人签发2以公司名义行文的公文由分管副总经理签发3涉及全局性的重要公文需由总经理批示签发八保密规定1未经领导签发的公文不得分发2已签发的保密文件应由专职人员统一收发归档和销毁内容不得泄漏和外传3已归档的公文如需查阅应按照公司档案管理规定进行借阅九附则1本制度细则由办公室负责解释2本制度自下发之日起开始执行十附件公文样本文件呈阅表收文流程公文稿纸发文流程杭州金百合非织造布有限公司2015年7月9日附件1公文样本杭州XXX非织造布有限公司金百合[XXXX]第X号XXXXXXXXXX的通知XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX通知如下XXXXXXXXXXXXXX附件XXXXX杭州XXX非织造布有限公司XXXX年XX月X

X日主送XXXXXXXXXXXXXXXXX抄送XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司XXXX年XX月XX日印发附件2公文稿纸 总经理批示 　 分管领导会签 　 承办部门负责人审核 标题 主题词 文号 [20]号 密级 　 急缓 　 拟稿部门 拟稿人 　 拟稿日期 　 主送部门 抄送部门 附件 填写要求主题词可以代表公文主题内容的词语文号统一由行政部进行编号填写密级根据需要填写绝密机密秘密一般文件急缓根据需要填写急件一般文件主送部门公文的主要受理单位即需按照公文内容答复事项办理工作的单位抄送部门除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门或主送部门的相关领导或管理部门附件3发文流程SHAPEMERGEFORMAT附件4文件呈阅表 编号 文件名称 　 来文号 来文单位 密级 　 收文日期 　 拆阅登记人 　 拟办意见 　 公司领导批示 　 承办部门意见 部门负责人签字附件6收文流程SHAPEMERGEFORMAT需要修改的按照要求修改之后重新提交承办部门拟稿并填写《公文稿纸》承办部门负责人审核签名交分管领导会签交总经理批示行政部人员编写文号用印分发存档收到的公文统一编号填写《文件呈阅表》分送部门负责人及公司领导审核批示按照批示送交承办部门按期处理收文部门催办并将结果答复来文单位行政部人员收来文并归档1