财务档案管理操作指引

财务档案管理操作指引1总则11制定目的财务档案是记录和反映公司经营全过程的重要经济史料和凭证是公司档案的重要组成部分为加强财务部财务档案的管理规范财务档案管理过程中所涉及环节妥善管理财务档案避免由于管理不善而导致公司遭受损失特制定本指引12适用范围本指引适用于SC置业集团在成都成立的公司包括但不限于XX高房地产成都有限公司四川XX高房地产有限公司XX高实业成都有限公司四川忠信物业管理有限公司成都市旺权投资有限公司13管理部门由财务部设财务档案管理员集中统一管理财务部财务档案14财务档案的定义本指引所称档案指会计凭证会计账簿和财务报告等会计核算专业材料以及其它记录和反映公司经济业务的重要史料和证据上述资料除特殊说明外均指原件2财务档案的范围及分类21会计凭证含会计原始凭证记账凭证汇总记账凭证其他会计凭证22会计账簿含日记账包括现金和银行存款日记账总分类账科目明细账往来明细账成本费用明细账台账及其他辅助账等23会计报 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 月度季度年度财务报告包括会计报表附表附注及文字说明其他财务报告24统计报表对外部单位报送的相关统计报表25经济 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 含工程 施工合同 综合布线施工合同下载隔墙施工合同工厂拆除工程施工合同工程地板砖施工合同协议书范本广场地砖施工合同 含结算资料加工承揽合同土地出让合同投融资合同设计合同广告合同销售合同及各种购销合同等26收据发票含公司所有收据发票税务机关颁发的发票领购簿以及自制的收据发票领用登记簿27纳税资料纳税申报表及其他报送税务局的相关资料28电子资料存储介质含账套备份数据及各种电子文档电子表格等29其他类 审计报告 it审计报告下载工程审计报告范文公司内部审计报告免费a医院内部审计报告公司管理审计报告范文 验资报告银行存款余额调节表银行对账单现金盘点表债权债务确认单内外部单位往来和个人往来银行开户资料证件如税务登记证等会计档案移交清册会计档案保管清册会计档案销毁册其他应当保存的会计核算专业资料3财务档案的整理应遵循财务工作的规范定期按照财务档案整理的要求对会计凭证会计账簿会计报表等进行整理形成公司财务档案财务档案可暂由财务部会计人员保管出纳人员不得兼任年度终了后会计人员造册移交给财务档案管理员并由公司财务部负责人监交一般要求在每年六月底前交接完毕31财务档案整理原则财务档案的

整理原则是ldquo分类有序装订成册分类存档rdquo即档案按类别时间顺序整理好后填制封面装订成册将装订成册的档案分类归档32各类财务档案整理要点由于财务档案种类不同整理要点略有不同 类别 整理要点 封面 备注 会计凭证 1检查日期编号是否齐全2摘除凭证内的金属物3建议用ldquo三针引线法rdquo装订装订厚度一般4厘米 凭证封面及侧面附表1 会计帐薄 1建议用A4纸横向打印2编号顺序为总账现金日记账银行存款日记账明细账3账本封口外要加盖有关印章4整理后贴印花税票并注销注销标记应骑缝 会计帐薄封面附表2 会计报表 1每期会计报表顺序按照会计报表报送要求顺序排列2整理后装订成册装入文件盒 文件盒封面及侧面附表3 经济合同 1整理后装入文件盒内2填制经济合同卷内目录附表43工程合同涉及决算应将决算资料附在合同后面一并归档 文件盒封面及侧面附表3 收据发票 1按《票据管理操作指引》的规定填制封面2交财务部收据发票管理员核销 纳税资料 1分主管税务机关国地税分开各税务局或所分开2整理后装订成册装入文件盒3填制资料卷内目录附表5 文件盒封面及侧面附表3 电子资料储存介质 1财务软件账套数据由资讯科技部定期备份 银行对账单和余额调节表及现金盘点表 1附在每月记账凭证后统一装订成册 其它资料 1财务移交清册财务档案保管及销毁清册永久保管的财务档案要单独组卷2整理后装订成册装入文件盒3填制资料卷内目录附表5 文件盒封面及侧面附表3 4财务档案的保管41财务档案的保管411财务档案的保管应采用专用库房专用箱柜库房要上锁不得随意乱放发现问题及时报告财务负责人进行处理412财务档案要系统管理做到存放有序整齐系统排列413在档案保存期间要做好防火防水防盗防潮防虫防霉等工作严防毁损散失和泄密发观问题及时采取补救措施确保档案资料安全妥善保管存有财务信息的磁性介质或其他介质注意防磁防潮414机构变动或档案管理人员调动时都应办理手续由原管理人员编制财务档案移交清册将全部档案逐一点交接管人员接收双方及监

交人在清册上签字42财务档案保管期限会计档案保管期限表 序号 档案名称 保管期限 备注 一 会计凭证类 11 原始凭证 15年 12 记帐凭证 15年 13 汇总凭证 15年 14 涉及外事的凭证 永久 二 会计帐簿类 21 总帐 15年 包括日记总帐 22 明细帐 15年 23 日记帐 15年 现金和银行存款日记账保管25年 24 固定资产帐 永久 25 固定资产卡片 固定资产投资清理后保管5年 26 辅助帐簿 15年 三 财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告 31 月度财务报告 3年 包括文字分析 32 年度财务报告决算 永久 包括文字分析 四 其他类 41 会计移交清册 15年 42 会计档案保管清册 永久 43 会计档案销毁清册 永久 44 银行余额调节表 15年 45 银行对帐单 15年 46 各类经济合同纳税资料 15年 47 财务软件账套备份数据 15年 至该系统停止使用或有重大修改后的15年 48 其它电子资料 15年 　5财务档案的借阅51公司内部人员需查阅财务档案时要经财务负责人同意并由档案管理人员陪同查阅52外单位需查阅财务档案要有正式介绍信经档案公司财务负责人同意后方可办理查阅手续53调阅财务档案资料原件外出时的要经所属公司财务负责人同意并填写ldquo财务档案借阅领用审批单rdquo附表6在财务档案调阅登记册上登记归还时进行注销登记遇特殊情况需将财务档案资料拆本使用时必须经财务负责人批准会计档案资料拆本使用后财务档案员要及时装订成册6财务档案的销毁61财务档案的保管期限从该档案所属会计年度终了后的第一天算起62每年6月财务部应对所管档案进行清理对达到保管期限确已失去保留价值的财务档案资料由财务档案机构提出销毁意见编制会计档案销毁清册见附表7列明销毁会计档案的名称卷号册数起止年度和档案编号应保管期限已保管期限销毁时间等内容并填制销毁审批表见附表8报财务部负责人和公司法人审批并签署意见63销毁财务档案时财务档案员要认真核对并会

同内部稽核人员及监销人员到销毁现场监销防止失密销毁后财务档案员及内部稽核人员和监销人员要在销毁清册上签名将监销情况报告财务部负责人和公司总经理公司法人64对应销毁财务档案中的未清债权债务原始凭证要单独抽取分别立卷由财务档案管理员保管到结清债权债务为止7附则本指引自颁发之日起开始执行附表1记账凭证册二O一一年三月三十一日 企业名称 XX高房地产成都有限公司 凭证种类 记账凭证 时间 2011年3月1日起至2011年3月31日 号数 自1号至97号 记账凭证张数 附记 本月共玖册本月第壹册――――――――――――――――――――――――――――――――――记账凭证册二O一一年三月三十一日 企业名称 XX高房地产成都有限公司 凭证种类 记账凭证 时间 2011年3月1日起至2011年3月31日 号数 自98号至108号 记账凭证张数 附记 本月共玖册本月第贰册房地产2011年3月121140号《4》房地产2011年3月109120号《3》房地产2011年3月98108号《2》 房地产2011年3月197号《1》 房地产2011年3月141159号《5》房地产2011年3月160208号《6》房地产2011年3月209252号《7》房地产2011年3月253284号《8》房地产2011年3月410452号《12》房地产2011年3月388409号《11》房地产2011年3月303387号《10》房地产2011年3月285302号《9》附表2XX高房地产成都有限公司总账二O一O年度XX高房地产成都有限公司现金二O一O年度XX高房地产成都有限公司明细账二O一O年度IXX高房地产成都有限公司明细账二O一O年度Ⅱ附表3XX高房地产︵成都︶有限公司财务报告2011年度XX高房地产︵成都︶有限公司审计报告验资报告2011年XX高房地产成都有限公司审计报告验资报告二O一O年度XX高房地产成都有限公司财务报告二O一O年度 附表4 经济合同卷内目录 合同性质 序号 合同编号 对方单位 合同内容 签订日期

金额 备注 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 移交人 接交人 监交人　 年月日附表5资料卷内目录 资料类别 项目名称 序号 资料名称 备注 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 接交人 监交人 移交人 年月日附表6 财务档案借阅领用审批单 申请部门 　 申请日期 　 档案类型 　 档案页数 　 档案名称 　 审批人 　 利用人 　 利用档案事由及天数 　 　 收档案情况 　 　 备注 　 财务档案借阅领用审批单 申请部门 　 申请

日期 　 档案类型 　 档案页数 　 档案名称 　 审批人 　 利用人 　 利用档案事由及天数 　 　 收档案情况 　 　 备注 　514 附表7XXXX公司财务档案销毁清册 序号 类别 细类 所属年度 所属月份 规定保存期限 实际保存年限 编号册数 销毁时间 销毁人签字 监销人签字 内部稽核人签字 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 第页共页 附表8会计档案销毁清册审批表 　 　 　 销毁内容 销毁因由 审核意见 会计凭证卷册 　 　 会计帐簿卷册 　 　 会计报表卷册 　 财务部负责人 其他类卷册共计卷册 　 年月日 　 　 　 具体内容见清册 　 　 第页至第页 　 　 　 　 　 　 　 公司总经理 　 　 年月日 　 　 　 　 　 　 　 经办人 　 　 年月日 　 　 　 　 　 财务档案管理员 公司法人 　 　 年月日 　 年月日