常见公文写作格式和文件排版格式

常见公文写作格式和文件排版格式公文有狭义和广义之分狭义的公文特指《国家行政机关公文处理办法》中规定的１３种行政公文和《中国共产党机关公文处理条例》中规定的１４种党的主要公文广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文　1．文种全国党的机关公文以中共中央办公厅发布自1996年5月3日起施行的《中国共产党机关公文处理条例》规定为准全国党的机关公文文体主要有决议决定指示意见通知通报公报报告请示批复条例规定函会议纪要等14个种类国家行政机关公文以国务院办公厅发布自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定执行国家行政机关公文文体主要有命令令决定 公告 职业卫生公告栏下载公告怎么写公司公告范文安全风险承诺公告制度公告栏模版 通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要等13个种类文种方面存的问题有三个一是党政混用文种决议指示公报条例规定为党的机关公文专用命令公告议案为行政机关公文专用不可混用二是生造文种把没列为文种的公文种类作为文种使用党的机关除《条例》所确定的文种外均不可直接行文但可作为quot印发quotquot颁发quot式quot通知quot的quot附件quot行文例如《关于技术练兵比武的办法》可以改成《timestimes关于印发技术练兵比武的办法的通知》不能作为文种使用的还有quot 总结 初级经济法重点总结下载党员个人总结TXt高中句型全总结.doc高中句型全总结.doc理论力学知识点总结pdf quotquot计划quotquot安排quotquot要点quotquot细则quot等三是quot请示quotquot报告quotquotquot函quot混用例如《timestimes关于办公自动化所需经费的报告》是要求上级解决问题应该用quot请示quot而不是quot报告quot报告是quot向上级机关汇报工作反映情况答复上级机关的询问quot的不需要回复而请示是quot向上级机关请求指示批准quot的需要回复有时也存在quot请示quot和quot函quot混用《办法》规定不相隶属单位之间相互商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项是用函可是有的单位为了办事顺利向不相隶属的有关主管部门请求批准时故意将quot函quot用成quot请示quot如quottimestimes县办公室关于追加2006年度办公经费的请示quot给县财政局应改为quottimestimes县办公室关于追加2000年度办公经费的函quot2．纸张和排版《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》公文的书面格式划分为眉首主体版记三部分并分为秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人标题主送机关正文附件说明抄送机关印发机关和印发日期等7个要素置于公文首页红色反线又称间隔横线以上的各要素统称眉首置于红色反线不含红色反线以下至主题词不含主题词之间的各要素统称主体置于主题词以下的各要素统称版记《中国共产党机关公文处理条例》第九条规定公文用纸可采用16开型宽184mmtimes长260mm也可采用国际标准A4型宽210mmtimes长297mm国家机关公文用纸的采用A4型纸采用A4型纸的页边和版心尺寸为天头上白边为37mmplusmn1mmrdquo订口左白边为28mmplusmn1mm地脚下白边为35mmplusmn1mmrdquo翻口右白边为25mmplusmn1mmrd

quo版心尺寸为156mmtimes225mm不含页码rdquo正文用小三仿号宋体字一般每面排22行每行排28个字采用16开型纸的页边和版心尺寸为天头上白边为40mmplusmn1mmrdquo订口左白边为25mmplusmn1mm地脚下白边为25mmplusmn1mmrdquo翻口右白边为20mmplusmn1mmrdquo正文用小三号仿宋体字一般每面排20行每行排25个字公文的装订要求左侧装订订位为两钉订眼距书心上下各1／4处允许误差plusmn4mm钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm一般为4mm公文的页码标识要求用4号半角阿拉伯数字数码左右各放一条4号一字线一字线距版心下边缘7mm单页码居右空1字双页码居左空1字空白页和空白页以后的页不标页码3．发文机关标识文头又称ldquo版头rdquo《中国共产党机关公文处理条例》规定版头ldquo由发文机关全称或者 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 化简称加文件二字或者加括号标明文种组成用套红大字居中印在公文首页上部rdquo发文机关标识原则上应使用宋体字或黑变体字和红色标识字号以醒目美观为原则由发文机关酌定推荐使用高22mmtimes宽15mm字体上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm目前有的文件版头不规范县级以上行政区域名称前不必要再加上一级行政区域名称如ldquotimestimes县档案局rdquo不必写为ldquotimestimes省timestimes县档案局rdquo或ldquotimestimes市timestimes县档案局rdquo同级机关或部门可联合行文联合行文版头可以用主办机关名称也可并用联署机关名称联 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 级别机关一般按党政军群的顺序排列发文字号只标明主办机关发文字号而在实际操作中有些单位往往是没有联合机关专用红色文头打印ldquo黑头rdquo文件严重影响了公文的严肃性4．发文字号发文字号由发文机关代字年份和序号组成发文字号一般在发文机关标识下空2行处用3号仿宋体字标注并居中排布不与签发人时机关代字应当反映发文机关或部门的性质不可有几种写法年份序号用阿拉伯数字标识目前存的问题有一是ldquo字rdquo和ldquo发rdquo混淆不清党政机关代字多为ldquotimestimes发rdquo职能部门代字多为ldquotimestimes字rdquo二是ldquo〔〕rdquo不对年份应标全称用六角括号ldquo〔〕rdquo括住六角括号〔〕可在word软件ldquo插入符号rdquo中选取不能用ldquordquo三是序号编虚位将ldquo5号误编为005号四是加ldquo第rdquo字如方发〔2006〕5号写为rdquo方发〔2006〕第5号rdquo5．签发人上报的公文需标识签发人姓名签发人姓名平行排列于发文字号右侧发文字号居左空1字签发人姓名居右空1字ldquo签发人rdquo用3号仿宋体字ldquo签发人rdquo后标全角冒号冒号后用3号楷体字标识签发人姓名6．红色反线红色反线一般标印在发文字号之下4mm处其长度与版心等宽即16开110mm-145mmA4在156mm左右需要注意的是党委的可在红色反线中间标★政府序列不标★7．标题标题由

发文机关名称公文主题和文种组成一般都要写全省略发文机关有两种情况一是机关内部使用的公文标题中省略在落款处写机关名称二是法规类公文令命令等为了庄重简练省略事由公布张贴性的通告通知等公文为了醒目发文机关事由可同时省略普遍存在的问题有五个一是不写发文机关名称以为文头印了发文机关标题就可省略的这时错误的二是滥用标点符号公文标题中除法律法规规章名称加书名号外一般不使用标点符号三是多层转发语意难解如某县级机关转发市级机关已经转发的《山西省民政厅关于加强民政工作的通知》其标题拟为《timestimes县民政局关于转发timestimes市民政局关于转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知的通知》一个标题中出现多个ldquo关于rdquo和多个ldquo通知rdquo使读者不知所云可通过省略一个通知字样的方式来ldquo消肿rdquo改为《timestimes县民政局转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知》四是批转转发印发文件选词不当下发行政法规规章的公文标题用ldquo发布rdquo或ldquo印发rdquo下发隶属机关的公文标题用ldquo批转rdquo下发上级同级和不相隶属机关的公文标题用ldquo转发rdquo贯彻上级机关发出的公文的标题应将事由写清楚而不能只写原文发文字号五是对公文主题的把握不准确不全面对起限制修饰和说明的时间名词程度副词和介词结构等使用不当从而造成了公文标题事由不清楚不准确如quottimestimes县工商局关于摆摊设点的决定quot此quot决定quot对摆摊设点究竟是quot禁止quot还是quot准许quot摆设地点等不明确不具体根据该文的内容应改为quottimestimes县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定quot公文标题一般标识在红色反线下空2行处用2号宋体字居中排布有两个发文机关的机关名称可横排也可纵排纵排要上下对齐公文标题如果字数偏多需要分行排列分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长有二行时可上短下长或下短上长有三行以上时可排成金字塔式倒金字塔式或瓶式不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾总之标题的排布要做到词义完整排列对称间距恰当8．主送机关主送机关是指公文的主要接收机关应当使用全称或者规范化简称统称普遍存的问题一是主送机关ldquo一逗rdquo或ldquo一顿rdquo到底主送机关较多应按其性质级别和有关规定或惯例依次排列同性质或同级别的机关之间用顿号不同性质或不同级别的机关之间用逗号比如国务院对下行文其主送机关的排列形式是ldquo各省自治区直辖市人民政府国务院各部委各直属机构rdquo二是位置选择不对主送机关一般在标题下空1行左侧顶格用3号仿宋体字标识回行时仍顶格最后一个主送机关名称后标全角冒号意见决定条例的主送机关标注在版记中的主题词之下抄送之上其余类别的公文如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时应将主送机关名称移至版记中的主题词之下抄送之上标识方法同抄送向上级机关请示只写一个主送机关向下级部分机关发送的公文如果发送机关少可将发送机关名称全部写上发送机关多可采用ldquo各有关部门和单位rdquo等办法概写三是党政不分党委行文对政府系

统党政联合行文对党委中共中央行文主送单位可为ldquo各省自治区直辖市党委各大军区党委中央各部委国家机关各部委党组各人民团体党组rdquo国务院行文可为ldquo各省自治区直辖市人民政府国务院各部委各直属机构rdquo中共中央国务院联合行文可为ldquo各省自治区直辖市党委和人民政府各大军区党委中央和国家机关各部委各人民团体rdquo9．正文正文用3号仿宋体字每自然段左空2字数字年份不能回行普遍存在的问题一是引用公文文号格式不对应当先引标题后引发文字号如quot据times办〔2006〕12号文《关于timestimestimestimestimestimes的通知》quot其引用文号的方法就是不符合规定的正确的引用方式应为据《关于timestimestimestimestimestimes通知》times办〔2006〕12号二是文件层次结构不对用数字表示多层次结构序数其标识方法为第一层用ldquo一rdquoldquo二rdquoldquo三rdquohelliphellip第二层用ldquo一rdquoldquo二rdquoldquo三rdquohelliphellip第三层用ldquo1rdquoldquo2rdquoldquo3rdquohelliphellip第四层用ldquo1rdquoldquo2rdquoldquo3rdquohelliphellip目前一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况要注意序数数词的写法quot一quot下面是顿号quot1quot下面是圆号而quot一quot和quot1quot括号外面是不带顿和点号意见等公文为了便于查阅引用第一层用ldquo一rdquoldquo二rdquoldquo三rdquohelliphellip第二层用ldquo1rdquoldquo2rdquoldquo3rdquo一条龙排队三是结束语颁发性转发性指示性的通知因提出了具体的执行要求如请贯彻执行请遵照执行意尽言止自然结束任免性通知属告知性质最后用ldquo特此通知rdquo回行空两格作结通告可写ldquo特此通告rdquo公告可写ldquo现予公告rdquo请示可写ldquo以上请示如无不妥请批转有关单位贯彻执行rdquoldquo可否请批示rdquoldquo当否请指示rdquoldquo请审批rdquo批复可写ldquo此复rdquo函可写ldquo特此函告rdquoldquo请研究后函复rdquoldquo请同意rdquoldquo请批准rdquo10．附件公文如有附件应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识ldquo附件rdquo后标全角冒号和名称附件名称后不加标点符号附件应在公文成文日期之后另起一页与正文一起装订并在附件左上角第二行顶格标识ldquo附件rdquo有序号时还要标识序号比如ldquo附件1rdquoldquo附件2rdquo等普遍存在的问题是在一些转发印发的文件中将附件置于版记公文主题词以下之后这是错误的因为转发性的文件和被转的文件在形式上是正件是附件的关系实质上都是正件因主要政策规定在被转发印发的文件之中11．成文时间成文时间以负责人签发和会议

通过的时间为准不能以文件起草时间为准行政机关公文《标准》规定公文成文时间应用汉字将年月日标全ldquo○rdquo不能写为ldquo零rdquo一般置于正文右下方中国共产党机关公文未明确根据惯例一般用数字标全成文日期具体的上下位置依印章来定左右位置由字数来定一般右空2-4字12．署名和印章单一机关制发的公文在落款处可不署发文机关名称只标识成文时间并加盖印章党的机关公文署名公文除会议纪要和普发性文件外均应加盖印章公文所盖的印章一定要与发文机关的名称一致因故需用别的印章代替时应注明ldquo代rdquo字加盖印章应端正居中下压成文时间正确的盖章方式有1下套方式当印章文字环行排列下弧无文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文日期上2中套方式当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文时间上当联合行文需加盖两个印章时应将成文时间拉开主办机关印章在前两个印章均压成文日期要注意只能采用同种加盖印章方式以保证印章排列整齐两印章互不相交或相切相距不超过3mm当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时应采取调整行距字距的措施加以解决务必使印章与正文同处一面不得采取标识ldquo此页无正文rdquo的方法解决[新《办法》规定]13．附注附注一般是对公文的发放范围使用时需注意事项等情况的说明比如ldquo此件发至省军级rdquoldquo此件发至县团级rdquo等公文如有附注一般用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行按照《国家行政机关公文处理办法》规定请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话14．主题词ldquo主题词rdquo用3号黑体字居左顶格标识后标全角冒号词目用3号小标宋体字词目之间空1字不用标点分隔一般情况下一篇公文可标1～5个主题词但最多不超过5个上报的公文按上级部门的主题词表选用在词表中找不出准确反映主题内容类属的词时应在确定词的后面加△以便区别15．抄送机关公文如有抄送则在ldquo主题词rdquo下一行左空1字用3号仿宋体字标识ldquo抄送rdquo后标全角冒号抄送机关间用逗号隔开回行时与冒号后的抄送机关对齐在最后一个抄送机关后标句号排列顺序一般为上级机关单排一行党政机关军事机关人民团体民主党派等合排一行人大政协法院检察院等合排一行其他单位合排一行实际中同级机关也可按党委人大政协法院检察院其他单位的顺序排列如果主送机关移至ldquo主题词rdquo之下标识方法同抄送机关普遍存在的问题是一是抄送抄报同时混用抄送是指主送机关之外的其他需要告知公文内容的上级下级和下相隶属机关不少单位对上级单位抄送文件时仍然沿用quot抄报quot一词目前公文无论是对上级还是对下级抄送概用quot抄送quot一词不再使用quot抄报quot一词二是抄送栏中重复出现主送机关名称16．印发机关和印发时间印发机关多数不以行文机关名称出现而只用机关办公室名称印发机关位于抄送机关之下占1行位置用3号或4号仿宋体字印发机关左空1字印发时间右空1字印发时间以公文付印的日期为准用阿拉伯数字标识17．份数份数置于印发时间之下右空3字用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识政府机关公文按新《办法》规定已经取消了quot份数quot