电子档案管理制度

电子档案 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 h1nbsh1pp电子档案管理制度ptableborder"1"cellspacing"0"cellpadding"0"tbodytrtdrowspan"2"p制度名称ptdtdcolspan"3"rowspan"2"p电子档案管理制度ptdtdp受控状态ptdtdpnbspptdtrtrtdp编nbspnbspnbsp号ptdtdpnbspptdtrtrtdcolspan"6"p第1章nbsp总则pp　　第1条nbsp目的pp　　为了对电子文件的形成积累鉴定归档及电子档案的保管实行全过程管理由主管部门统一协调指定专门机构或人员负责以保证管理工作的连续性特制定本制度pp　　第2条nbsp适用范围pp　　本制度适用于公司全体员工pp第2章nbsp电子档案的收集与积累pp　　第3条nbsp电子档案的收集范围pp　　电子文件的收集范围按国家关于文件归档的现行有关规定执行pp　　第4条nbsp收集积累要求pp　　1记录了重要文件的主要修改过程有查考价值的电子文件应被保留当正式文件是纸质时如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作则与正式文件定稿 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 相同的草稿性电子文件应当保留否则可根据实际条件或需要确定是否保留pp　　2保存与纸质等文件内容相同的电子文件时要与纸质等文件之间相互建立准确可靠的标识关系nbspnbspnbsppp　　3在无纸化计算机办公或事务系统中产生的电子文件应采取更严格的安全措施保证电子文件不被非正常改动同时必须随时备份存储于能够脱机保存的载体上并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留pp　　4用文字处理技术形成的电子文件收集时应注明文件存储格式和属性pp　　5用扫描仪等设备获得的图像电子文件如果采用非 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 压缩算法则应将相关软件一并收集pp　　6用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件收集时应注意其对设备的依赖性以及易修改性等问题不可遗漏相关软件和各种数据pp　　7用视频设备获得的动态图像文件收集时应注意收集其压缩算法和软件pp　　8用音频设备获得的文件收集时应注意收集其属性标识和相关软件pp　　9由计算机多媒体技术制作的文件其中包含前面所示的两种以上的信息形式收集时应注意参数准确数据完整ppnbspnbspnbsp10通用软件产生的电子文件收集时应注意收集其软件型号和相关参数专用软件产生的电子文件收集时必须连同专用软件一并收集pp　　11计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数管理数据等应与电子文件一同收集pp　　第5条nbsp收集积累方法pp　　1及时按照要求制作电子文件备份pp　　2每份电子文件均需在电子文件登记表中登记pp　　3电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存pp　　4电子文件登记表如果制成电子表格应与备份文件一同保存并附有纸张打印件pp　　5电子文件性质代码R稿性电子文件U非正式电子文件O正式电子文件N无纸电子文件T文本文件I图象文件G图形文件V影像文件A声音文件M多媒体文件P计算机程序D数据文件pp第3章nbsp电子档案的整理与归档pp　　第6条nbsp电子文件的整理要求pp　　1电子文件的整理应按内容保管期限密级等因素相对集中pp　　2电子文件应按《档案著录 规则 编码规则下载淘宝规则下载天猫规则下载麻将竞赛规则pdf麻将竞赛规则pdf 》著录并制成机读目录pp　　3归档电子文件应填写登记表pp　　第7条nbsp电子文件的归档pp　　1归档范围电子文件的归档范围的划分可参照国家关于文件的现行有关规定执行pp　　2归档时间逻辑归档应实时进行物理归档应定期完成pp　　3检测在进行电子文件归档工作时应按其基本技术条件进行检测其内容包括硬件环境的有效性软件环境有效性及其信息记录格式等pp　　4归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作参照国家关于文件的现行有关规定执行鉴定结果在电子文件的机读目录上制作相应的标识具体如下pp　　1有效性和完整性鉴定归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核并由负责人签署意见如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位pp　　2保管期限的划分电子文件保管期限的划分参照国家关于文件的现行有关规定执行pp　　第8条nbsp归档要求pp　　1把带有归档标识的电子文件集中制成归档数据集拷贝至耐久性的载体上至少一式两套一套封存保管一套供查阅使用必要时复制第三套异地保存对于加密电子文件则应解密后再完成上述工作pp　　2本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是只读光盘一次性写入光盘可擦写光盘磁带等禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体pp　　3存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签标签上应填写编号名称密级保管期限硬件及软件环境pp　　4将相应的电子文件机读目录相关软件其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表pp　　5需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件也应将软件及相关数据存在同一载体上pp　　6原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后保留时间至少一年pp　　7在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档pp第4章nbsp电子档案的移交与保管pp　　第9条nbsp电子档案的检验pp　　1档案保管部门应配备相应的处理设备以保证完成电子档案的检验工作归档的每套载体均应接受检验合格率应达到100与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20合格率应达到100pp　　2检验项目具体包括载体是否有划痕是否清洁有无病毒核实电子档案的完整性和有效性审核手续核实登记表软件说明资料等是否齐全pp　　3将检验结果填入电子档案入库登记表检验有错的应退回形成单位重新制作pp　　第10条nbsp电子档案的移交pp　　移交手续验收合格后档案保管部门在电子档案入库登记表上签字盖章一式两份一份交电子文件形成单位一份自存pp　　第11条nbsp电子档案的保管pp　　电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外还应符合下列条件pp　　1归档载体应做防护处理不得擦划触摸记录涂层载体应直立存放做到防尘防变形pp　　2环境温度选定范围宜在1424℃相对湿度选定范围宜在4560pp　　3存放时应注意远离强磁场并与有害气体隔离pp　　4电子档案在形成单位的保管也应参照上述条件pp　　第12条nbsp存效性保证pp　　1每满1年便对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记ppnbspnbspnbsp2每满2年进行一次抽样机读检验抽样率不低于10如发现问题应及时采取恢复措施pp　　3设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性如不兼容应进行电子档案的载体转换工作原载体同时保留时间不少于3年pp　　4磁性载体上的电子档案每4年转存一次原载体同时保留时间不少于4年pp　　5定期检验结果应填入电子档案管理登记表pp　　第13条nbsp电子档案的利用pp　　1电子档案的封存载体不得外借pp　　2利用时使用拷贝件pp　　3利用时要遵守保密规定pp　　4利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内pp　　5具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定要有稳妥的安全保密措施pp　　第14条nbsp电子档案的销毁鉴定pp　　1电子档案的销毁鉴定按国家现行有关规定执行pp　　2电子档案的销毁应在办理审批手续后才可实施pp　　3非保密电子档案可进行逻辑删除属于保密范围的电子档案被销毁时如存储在不可擦除载体上须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除pp　　第15条nbsp电子档案的统计pp　　保管部门应及时按年度对电子档案的保管利用等情况进行统计pp第5章nbsp附则pp　　第16条nbsp本制度自发布之日起开始执行nbspnbspnbsppp　　第17条nbsp本制度的编写修改及解释权归人力资源部所有ptdtrtrtdtdtrtbodytable