商务邮件礼仪.格式_2

商务邮件礼仪格式邮件礼仪一关于标题mdashmdash电子邮件的灵魂所在二关于称呼与问候mdashmdash细节中体现尊重三正文mdashmdash关乎成败的主干部分四结尾签名mdashmdash彰显你的职业化五正确使用发送抄送密送一关于标题mdashmdash电子邮件的灵魂所在主题要提纲挈领在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容便于收件人权衡邮件的轻重缓急分别处理1一定不要空白标题这是最失礼的如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键也请追加一封邮件对此疏忽 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 示歉意2标题要简短不宜冗长不要让outlook用hellip才能显示完你的标题3附上邮件出处对外邮件最好写上来自公司的邮件如分点渠道陈节雷以便对方一目了然又便于留存对内邮件要加上部门和姓名如运营管理部陈节雷4标题要能真反映文章的内容和重要性切忌使用含义不清的标题如ldquo王先生收rdquo也不要用胡乱无实际内容的主题例如ldquo嘿rdquo或是ldquo收着rdquo5一封信尽可能只针对一个主题不在一封信内谈及多件事情以便于日后整理6回复对方邮件时应当根据回复内容需要更改标题不要R

ERE一大串7主题千万不可出现错别字和不通顺之处切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题示例nbspnbsp有错别字nbsp标题太长nbsp乱码无主题无发件人nbsp空白nbsp无发件人nbsp主题简短明了有发件人二关于称呼与问候mdashmdash细节中体现尊重1恰当地称呼收件者拿捏尺度1邮件的开头要称呼收件人这既显得礼貌也明确提醒某收件人此邮件是面向他的要求其给出必要的回应在多个收件人的情况下可以称呼如ldquo各位同事rdquoldquo各位领导rdquohelliphellip2如果对方有职务应按职务尊称对方如ldquox经理rdquo如果不清楚职务则应按通常的ldquox先生rdquoldquox小姐rdquo称呼但要把性别先搞清楚3不熟悉的人不宜直接称呼英文名对级别高于自己的人也不宜称呼英文名称呼全名也是不礼貌的不要逮谁都用个ldquoDearxxxrdquo显得很熟络4称呼是第一行顶格写2Email开头结尾最好要有问候语1最简单的开头写一个ldquo你好rdquo或者ldquo您好rdquo开头问候语是称呼换行空两格写2结尾常见的写个l

dquo祝您顺利rdquo之类的也就可以了若是尊长应使用ldquo此致敬礼rdquo注意在非常正式的场合应完全使用信件 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 格式ldquo祝rdquo和ldquo此致rdquo为紧接上一行结尾或换行开头空两格而ldquo顺利rdquo和ldquo敬礼rdquo为再换行顶格写示例无任何内容nbspnbspnbspnbspnbspnbspnbspnbspnbspnbspnbspnbspnbspnbsp称呼没有顶格问候语没有换行空两格无称呼和开头问候语nbspnbspnbspnbspnbspnbspnbspnbspnbspnbspnbspnbspnbspnbsp无问候语落款没有空两格三正文mdashmdash关乎成败的主干部分1Email正文要简明扼要行文通顺1若对方不认识你第一件应当说明自己的身份姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重点名身份应当简洁扼要最好是和本邮件以及对方有关主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意不可没头没脑就是正事别人不知道你是谁还得拉到最后看但也不可过多有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明2Email正文

应简明扼要的说清楚事情如果具体内容确实很多正文应只作摘要介绍然后单独写个文件作为附件进行详细描述3正文行文应通顺多用简单词汇和短句准确清晰的表达不要出现让人晦涩难懂的语句最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件千万不要学唐僧2注意Email的论述语气1根据收件人与自己的熟络程度等级关系邮件是对内还是对外性质的不同选择恰当的语气进行论述以免引起对方不适2尊重对方请谢谢之类的敬语要经常出现3电子邮件可轻易地转给他人因此对别人意见的评论必须谨慎而客观3Email正文多用1234之类的列表以清晰明确如果事情复杂最好1234的列几个段落进行清晰明确的说明保持你的每个段落简短不冗长没人有时间仔细看你没分段的长篇大论4一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚说准确不要过两分钟之后再发一封什么ldquo补充rdquo或者ldquo更正rdquo之类的邮件这会让人很反感5尽可能避免拼写错误和错别字注意使用拼写检查合理提示重要信息不要动不动就用大写字母粗体斜体颜色字体加大字号等手段对一些信息进行提示合理的提示是必要的但过多的提示则会让人抓不住重点影响阅度

6选择合适的语言和字体中文用宋体或新宋体英文用Verdana或Arial字型字号用五号或10号字即可这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体不要用稀奇古怪的字体或斜体最好不用背景信纸特别对商务邮件7合理利用图片表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件单纯以文字形式很难描述清楚可以配合图表加以阐述8不要动不动使用之类的笑脸字符在商务信函里面这样显得比较轻佻9附件1如果邮件带有附件应在正文里面提示收件人查看附件2附件文件应按有意义的名字命名最好能够概括附件的内容方便收件人下载后管理3正文中应对附件内容做简要说明特别是带有多个附件时4附件数目不宜超过4个数目较多时应打包压缩成一个文件5如果附件是特殊格式文件因在正文中说明打开方式以免影响使用6如果附件过大不宜超过2MB应分割成几个小文件分别发送示例四结尾签名mdashmdash彰显你的职业化1结束语必不可少如果你怕忘记了不如把这部分内容设计在签名里2签名信息不宜过多签名档可包括姓名职务公司电话传真地址等信息但信息不宜行数过多一般不超过4行3不要只用一个签名档对内对私对熟悉的客户等群体的邮件

往来签名档应该进行简化过于正式的签名档会让与对方显得疏远你可以在OUTLOOK中设置多个签名档灵活调用4签名档文字应选择与正文文字匹配简体繁体或英文以免成出现乱码字号一般应选择比正文字体小一些五正确使用发送抄送密送要区分To和CC还有BCC区分收件人抄送人秘送人1To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的理应对邮件予以回复响应2而CC的人则只是需要知道这回事CC的人没有义务对邮件予以响应当然如果CC的人有建议当然可以回Email3TOCC中的各收件人的排列应遵循一定的规则比如按部门排列按职位等级从高到低或从低到高都可以适当的规则有助于提升你的形象4只给需要信息的人发送邮件不要占用他人的资源5转发邮件要突出信息1在你转发消息之前首先确保所有收件人需要此消息除此之外转发敏感或者机密信息要小心谨慎不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人2如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理以突出信息不要将RE了几十层的邮件发给他人让人摸不着头脑3不发送垃圾邮件或者附加特殊链接示例收件人与正文称呼不对nbspnbspnbspnbsp收件人排序不对