2021年档案管理作业指导说明书

企业档案管理作业指导书1.目标：建立企业档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保企业档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和连续补充。2.适用范围：适适用于企业级档案及资料搜集、整理、归档、移交、使用、保留及销毁等管理工作。3.定义：3.1资料：说明所取得结果或提供所完成活动证据文件。3.2档案：是指企业过去和现在日常经营管理工作中形成中对国家、社会和企业有保留价值多种文字、图表、声像、实物等形式历史统计。4.职责：4.1行政部4.1.1行政部负责对企业各部门移交各类档案进行检验、整理、分类、编目、输入信息库、装盒、并立即入库定位排架，并负责档案日常借阅和销毁管理。4.2各部门4.2.1负责本部门业务统计及档案资料日常搜集、整理、归档和使用等管理工作,月终向行政部移交业务统计及档案资料。5.管理作业5.1档案资料管理 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 5.1.1企业档案资料管理分为两个层次：1）行政部文件资料管理2）各部门文件资料管理5.1.2企业档案管理遵照统一存档、分级管理标准。全部业务统计及档案资料必需按要求立即移交，统一管理，确保档案完整、系统、正确和安全，便于开发利用。5.2档案管理职责5.2.1行政部1）是企业档案资料归口管理部门，负责档案管理 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 制订和指导实施。2）负责对应归档业务统计及档案资料接收、标识、整理、保留和日常管理。3）依据实际情况，负责对失去保留价值档案资料提出处理、销毁 意见 文理分科指导河道管理范围浙江建筑工程概算定额教材专家评审意见党员教师互相批评意见 。5.2.2行政部设置专职档案管理员1）对各部门移交成套业务档案资料进行整理、归档。2）对个部门档案管理人员档案管理工作监督、检验和指导。5.3归档范围5.3.1关键会议材料，包含会议 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 、 汇报 关于vocs治理的情况汇报每日工作汇报下载教师国培汇报文档下载思想汇报Word下载qcc成果汇报ppt免费下载 、决议、总结、经典讲话、会议统计等。5.3.2本企业对外正式发

文和相关单位来往文书。5.3.3本企业多种工作计划、总结、汇报、请示、批复、会议统计、统计报表及简报。5.3.4本企业和相关单位签署协议、协议书等文件材料。5.3.5本企业职员劳动、工资、福利方面文件材料。5.3.6本企业大事记及反应本企业关键活动剪报、照片、录音、录像等。5.4档案搜集、归档5.4.1文件材料搜集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。5.4.2一项工作由多个部门参与办理，在工作中形成文件材料，由主办部门或人员搜集，交行政部立案。会议文件由行政部搜集。5.4.3行政部档案管理人员对收到资料有效性进行核查并立即办理收文登记，依据资料起源及关键性对资料进行分类,并编制《档案目录表》，资料存放在档案袋盒中须和档案目录一一对应。附件1：《档案目录表》5.5文件材料归档要求5.5.1档案质量总要求是：遵照文件形成规律和特点，保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用。5.5.2在归档文件材料中，应将每份文件正件和附件、印件和定稿、请示和批复、转发文件和原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。5.5.3归档文件材料必需完整、正确，能如实反应各项活动真实内容和历史过程；必需层次分明，符合其形成规律。5.5.4归档文件材料，必需做到书写材料优良，字迹工整，图样清楚，有利于长久保留，手写部分一律用碳素墨水钢笔或碳素墨水签字笔书写，禁用铅笔、圆珠笔等书写。5.5.5各类归档材料通常为一式一份。5.5.6不一样年度文件通常不得放在一起立卷；跨年度总结放在针正确最终十二个月立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年。5.5.7档案文件材料应区分不一样情况进行排列，密不可分文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件

在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间亲密联络并进行系统排列。5.5.8归档资料、图纸幅面大小应按A4规格折叠，装订坚固、编号连续。5.5.9文件材料移交归档时，要编制《文件交接清单》，一式二份，经交接双方签字后，双方各执一份，档案管理员那份需存放在《文件交接清册》档案里归档保留。附件2：《文件交接清单》5.5.10如不符合归档要求，行政部有权拒绝接收，直至需要移交单位整改符合要求后再接收。5.6档案整理5.6.1归档文件以“件”为整理单位进行装订。正本和定稿为一件；正文和附件为一件；转发文和被转发文为一件；原件和复制件为一件；来文和复文为一件；文件处理单和文件为一件；报表、名册、图册等每册（本）为一件。5.6.2装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；有文件处理单文件，文件处理单在前，正文在后。不一样文字文件，汉字文本在前，外文文本在后。5.6.3装订文件要努力争取整齐、坚固、美观。采取左侧装订，应将文件左、下边对齐，采取左上角装订，应将文件左、上边对齐。5.6.4装盒。归档文件应按件号次序装入档案盒，并填写备考表、盒内文件目录、档案盒封面及盒脊项目。移交时，盒内必需有完整归档文件目录。文件装入盒时应严格区分类别，并按件号次序装入盒内，一盒装满后再顺次装下一盒。5.6.5档案排列要根据案卷次序从上至下，从左至右存放。多种资料要分门别类编号存放。声像材料要集中保留。5.7档案保管5.7.1按相关管理要求确定企业档案资料保留期。5.7.2目录和档案相符。保障档案材料完整无缺，档案资料收进、移出、保留、销毁全部必需严格手续，做到增减有据，数字

正确，确保档案不散不丢。5.7.3档案柜设专员负责管理，非档案管理人员未经同意，一律不准翻阅档案柜资料及文件。5.7.4档案要装放在档案柜内，排列要整齐、美观，保持库房内空气流通。5.7.5存放档案资料磁盘、光盘等磁性介质应妥善保管。备份盘装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁场所。5.8档案日常管理5.8.1借阅1）借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门责任人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必需在企业《借阅记录表》上签字。附件3：《借阅记录表》（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在《借阅记录表》上注明借出日期和归还日期，以备立即催还。（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅统计。2）借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经同意不得复印和摘抄档案。3）借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门责任人书面请示，经办公室主任同意。4）借阅人应于要求期限内归还。如有其它人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。5.8.2销毁1）每十二个月保管期限已满档案由档案员编制纸质和电子《档案销毁清册》，报企业责任人审核同意，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、企业责任人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。附件4:《档案销毁清册》2）销前，根据清册清点；销后，在清册上署名盖章，并将监销情况汇报本单位责任人。《档案销毁清册》需永久保管。3）保管期限已满但仍不能销毁档案有下列四种：未结清债权债务；未了事项；正在项目建设期间建设单位、经核定仍有保留参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为

止。5.8.3移交1）需要进行移交档案，需由档案员编制《档案移交记录表》，报企业责任人审核同意并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交记录表》需注明：移交档案目录、企业责任人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。附件5：《档案移交记录表》2）移交前，根据清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交记录表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。5.8.4保密1）档案规任务是集中统一管理企业已形成全部文件资料档案，维护档案完整和安全，主动做好档案提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入翻阅。2）档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为企业各项工作服务思想，主动，正确，快速地为利用者提供档案资料。5.9档案密级密级：档案资料按密级分类，有以下多个：绝密：是最关键企业秘密，泄露会使企业利益遭受尤其严重损害。即企业发展经营中，直接影响企业权益和利益关键决议文件资料。机密：是关键企业秘密，泄露会使企业利益遭受严重损害。即企业财务报表、统计资料、关键会议统计、企业经营情况等。秘密：是通常企业秘密，泄露会使企业利益遭受损害。即企业人事档案、协议、协议、还未进入市场或还未公开各类信息。内部公开：是企业能够内部公开，但不能够对外传输档案。5.10档案分类编号：5.10.1档案分类标准:以本企业所形成全部档案为对象，依据企业职能、结合档案内容和档案载体形态特点，方便科学管理和开发利用。全宗内档案类别及排列代号类别A行政综合文书档案B财务档案C固定资产类D办公用具E劳保用具F声像档案J业务档案001人事档案5.10.2编号方法:通常档案编号，按档案分类代号编大流水号，其结构模式为：类别代号+二级名称。业务档案按相关要求编号。人事档案

以职员姓名为档案名称，编号为以入职时间为大流水号，第一号为001，以这类推。5.11行政综合文书档案分类和保管期限表档案分类类别名称范围名称保管期限A行政综合文书档案1企业资质长久2企业发文长久3企业收文长久4企业规章制度、管理措施永久5工作标准、工作规范长久6法律文件长久7企业出具证实复印件长久8多种模板短期9文件交接清册长久11职员培训长久10档案销毁清册永久11其它B财务档案1原始凭证长久2会计报表、审计汇报永久3工资表长久4多种账簿永久5原始凭证清册长久C固定资产不设2级固定资产永久D办公用具1以月为单位办公用具档案长久2高值办公用具管理档案长久E劳保用具不设2级以月为单位劳保用具档案长久J业务档案人事档案001以职员姓名为档案名称永久6.相关统计6.1附件1：《档案目录表》6.2附件2：《文件交接清单》6.3附件3：《借阅记录表》6.4附件4:《档案销毁清册》6.5附件5：《档案移交记录表》附件1：档案目录档案名称：XXXX档案编号：建档日期：年月日中检兴XXXX档案目录序号文件名称单位数量总页数归档日期备注附件2：中检兴企业文件交接清单序号名称单位数量备注移交人：日期：签收人：日期：序号日期档号题名利用目标方式复印份数借阅单位借阅人签字部门负责人签字分管领导签字归还日期借阅查阅附件3：借阅档案登记表附件：4档案销毁清册单位名称：年月日到年月日序号案卷或文件题名年代目录号卷号或文号卷内文件页（件）数原期限销毁原因备注附件5：档案移交（接收）登记表案卷目录号案卷目录题名或组织机构名称所属年度移交（接收）日期移交（接收）原因案卷数量备注小计其中永久长久短期移交单位（部门）（盖章）：接收单位（部门）（盖章）：移交人（签字）：接收人（签字）：